5 fattori che rendono la sostituzione di un gestionale un’esperienza traumatica per l’azienda e i suoi dipendenti e come mitigarli.
Quali sono le principali problematiche che si trovano ad affrontare imprenditori e manager di micro aziende e PMI quando decidono di cambiare il gestionale o di adottarne uno per la prima volta?
Adottare o cambiare uno strumento digitale è una scelta molto importante che riguarda l’intera azienda e che condiziona abitudini e processi alla radice. Spesso questo cambiamento è visto in azienda come una forzatura e vissuto come un’esperienza traumatica e faticosa.
Ecco 5 problematiche che ostacolano il cambiamento a tal punto da renderlo un vero e proprio inferno:
1. Aspettative distorte
2. Processi non organizzati
3. Mancanza di competenze di base
4. Resistenza al cambiamento
5. Mancanza di controllo sui dati
1. Aspettative distorte
Ci confrontiamo ogni giorno con clienti interessati a cambiare o implementare il loro gestionale. Le principali motivazioni sono: maggiore controllo sulle attività e risparmio di tempo.
Tuttavia considerano lo strumento digitale come un sistema che magicamente può risolvere tutti i loro problemi, e questo (anche se ci piacerebbe) non è affatto la realtà.
2. Processi non organizzati
Spesso ci si trova davanti aziende disorganizzate che ancor prima del software avrebbero bisogno di una consulenza su come organizzare i loro processi in maniera più efficace. Gli strumenti digitali possono essere molto utili per organizzare meglio le proprie attività, ma evidenzieranno rapidamente i limiti di processi sbagliati alla radice, al di là della loro implementazione digitale. I software digitali sono sicuramente un aiuto ma non risolvono problemi organizzativi alla radice.
Va quindi definito un modello organizzativo chiaro, in modo che gli strumenti diventino una semplificazione e un potenziamento e non un ulteriore onere da subire passivamente.
3. Mancanza di competenze di base
Assicuriamoci che i nostri dipendenti abbiano le competenze per utilizzare un sistema digitale e siano consapevoli del vantaggi.
Spesso prima di fare una scelta di questo tipo dobbiamo chiederci se i nostri dipendenti hanno le capacità per poter gestire un sistema digitale e ne capiscano il senso. La formazione diventa uno strumento strategico per colmare il gap.
4. Resistenza al cambiamento
Si è sempre fatto così, perché cambiare?
Molti dei vostri dipendenti hanno una visione conservativa della propria attività: è difficile cambiare un metodo di lavoro ormai acquisito, soprattutto se, come spesso capita, non se ne capisce il motivo e non si riescono a visualizzare i vantaggi operativi. Questo genera una resistenza al cambiamento da non sottovalutare.
5. Mancanza di controllo sui dati
La gestione dei dati all’interno di un’azienda è di fondamentale importanza. Purtroppo viene spesso trascurata e ci si accorge della sua importanza solo quando diviene necessario gestire i dati in una forma più razionale e organizzata, come ad esempio quando si decide di adottare un gestionale.
Non c’è pianificazione, non c’è controllo: spesso la gestione dei dati viene demandata alla libera iniziativa di dipendenti e collaboratori che li mantengono sui propri computer locali (o peggio ancora personali). E se questa collaborazione termina? Nella maggior parte dei casi i dati si perdono, non sono più accessibili e “semplicemente” bisogna ricominciare da capo.
Il controllo sui dati aziendali è un aspetto fondamentale per una transizione consapevole e ordinata da un sistema a un altro.
I 5 fattori che abbiamo appena analizzato vanno a configurare uno scenario che in alcune aziende diventa particolarmente complesso da gestire: occorre predisporre un piano ben organizzato, che preveda consulenza, formazione, coaching e progettazione.
La sola adozione del software senza una corretta formazione e pianificazione rischia di diventare un progetto in molti casi fallimentare o che, nella migliore delle ipotesi, sarà ricordato per tutti come un periodo di fortissimo stress.
Al contrario, se tutto è ben pianificato, questa può diventare un’OCCASIONE DI MIGLIORAMENTO e CRESCITA per tutto lo staff.
